Vous avez donc décidé de passer au travail à distance (ou plus probablement, le coronavirus a forcé la main de votre entreprise.) Vous connaissez probablement Skype et vous pouvez toujours utiliser les emails, mais cela ne remplace pas le fait de pouvoir passer au bureau pour travailler sur un projet en cour. Quelles sont les options pour améliorer cette situation et tirer le meilleur parti du télétravail ?
La réponse se trouve peut-être avec ces applications. Les applications suivantes sont toutes des moyens populaires pour parler, discuter, partager et rester à jour sur ce que tout le monde fait (ou devrait faire). Nous avons fait de notre mieux pour les diviser en différents groupes et présenter leurs avantages et leurs inconvénients, le tout pour vous aider à trouver les meilleures applications pour le travail à distance pendant la pandémie de coronavirus.
Chat et messagerie
La chose la plus importante lorsque vous travaillez à domicile est de vous assurer que tout le monde reste en contact et sur ce sur quoi les autres travaillent. Bien qu'il existe un croisement entre un grand nombre de ces applications (beaucoup proposent également des appels vidéo et vocaux) ce sont celles qui sont les mieux utilisées pour les messages, le partage de fichiers et pour rester en contact tout au long de la journée :
Slack
Slack est peut-être la plateforme de messagerie commerciale la plus populaire. Il a été créé à l'origine par un studio de développement de jeux cherchant à améliorer leur communication interne, avant d'être partagé avec le reste du monde. Il est principalement construit autour de salons de discussion connus sous le nom de canaux, où différentes équipes de votre entreprise peuvent discuter, organiser et partager des fichiers.
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Slack permet les appels vidéo et audio de groupe, avec une limite maximale de 15 personnes par appel. Il permet également aux utilisateurs de partager leurs écrans et prend en charge l'intégration avec un certain nombre d'autres applications, notamment Office 365, Google Drive, OneDrive et même Zoom (plus à ce sujet ci-dessous).
Slack est assez intuitif à utiliser et offre un service gratuit complet, qui comprend les appels vidéo et la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin. Cependant, le partage d'écran, les intégrations d'applications illimitées et le stockage de plus de 10 000 messages nécessitent tous un abonnement, les prix dépendent de la taille et des besoins de votre entreprise.
Avantages : interface simple, média facile à partager, intégration avec d'autres plateformes
Inconvénients : l’offre gratuite limite les messages enregistrés et le partage d'écran, à notre avis plus adapté pour les petites entreprises
Teams
Microsoft Teams est la réponse du géant de la technologie à Slack et la plate-forme préférée de nombreuses entreprises utilisant la suite Office 365 de Microsoft. Si vous avez utilisé Slack, il vous semblera extrêmement familier, avec une liste de canaux sur le côté gauche où différentes équipes et groupes peuvent discuter. Contrairement à Slack, il divise ses fonctions clés en différents onglets, y compris la conversation, les appels et les fichiers.
Teams vise à fournir l'intégration la plus transparente entre une application de messagerie et les projets sur lesquels vous travaillez. En vous connectant à Office 365 (ou à des services tiers tels que Google Drive ou Dropbox), vous pouvez voir les fichiers sur lesquels d'autres personnes travaillent à partir des équipes, aidant vos employés à collaborer et à optimiser vos flux de travail.
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Teams est fourni avec les variantes commerciales d'Office 365, ce qui en fait un choix économique pour les entreprises qui utilisent déjà ce logiciel. Si vous n'utilisez pas déjà Office 365, vous pouvez utiliser une version autonome de Teams, qui offre toujours des fonctionnalités telles que le chat et le partage d'écran. Ce que vous n'obtiendrez pas, c'est l'audioconférence ou l'intégration d'Office, qui sont deux de ses plus grands avantages.
Avantages : fourni avec Office 365, intégration avec d'autres plates-formes, bon pour les grandes entreprises
Inconvénients : administration complexe, fonctionnalités limitées pour les utilisateurs gratuits
Discord
Discord est une plate-forme de messagerie grand public populaire qui a largement remplacé les salons de discussion en tant que lieu de rassemblement préféré d'Internet. Conçu à l'origine pour que les joueurs puissent discuter et s'appeler pendant et entre les parties de jeux en ligne, il a depuis été adopté par toutes sortes de groupes et sera familier à de nombreux jeunes employés.
Comme Slack et Teams, Discord vous permet de créer des canaux pour différents groupes pour parler et partager des fichiers. La légère différence est que les appels vocaux, les appels vidéo et le partage d'écran se produisent dans des canaux vocaux dédiés, séparés de vos canaux de texte. Un canal vocal est une conférence téléphonique permanente, et dès que vous entrez dans ce canal, vous partagerez votre audio ou vidéo avec tous les autres membres de ce canal.
Discord est un environnement nettement moins professionnel que Slack ou Discord, et possède de nombreuses fonctionnalités spécifiques à son public cible, y compris vous montrer les jeux ou la musique que quelqu'un joue actuellement (bien que cela puisse être bon de garder un œil sur certains employés !). Cependant, il offre bon nombre des mêmes fonctionnalités que les autres plates-formes et a la particularité d'être totalement gratuit à utiliser.
Avantages : Plateforme tout-en-un gratuite, excellente qualité d'appel
Inconvénients : Conçu pour les jeux et l'utilisation personnelle, s’habituer à l'interface peut prendre un certain temps
Skype
Skype est le logiciel d'appel audio et vidéo de choix depuis ses débuts en 2003. Skype permet aux utilisateurs individuels de discuter et de s'appeler, ainsi qu'en invitant plusieurs utilisateurs à grouper des conversations et à partager des fichiers, des liens et des photos. En plus du client standard, une variante appelée Skype Entreprise est accessible via Office 365.
Cependant, Skype Entreprise est actuellement déconseillé au profit de Microsoft Teams, qui dispose d'un ensemble de fonctionnalités beaucoup plus riche. Le client Skype habituel quant à lui est mal adapté à la collaboration, sans serveurs ni canaux. En tant que tel, nous vous recommandons de passer à Teams si vous recherchez un environnement similaire qui offre également la même intégration Office 365.
Avantages : grande familiarité, appels audios et vidéo gratuits
Inconvénients : daté, qualité variable, interface de chat de base, manque de fonctionnalités organisationnelles
Vidéo conférence
Bien que toutes les options logicielles ci-dessus permettent les appels audio et vidéo, elles ne sont pas nécessairement les moyens les plus simples ou les plus efficaces de le faire. Si vous recherchez une plate-forme dédiée à la conférence audio ou vidéo, vous devez envisager ces options :
Zoom
Zoom est le nouveau venu en matière de vidéoconférence, mais sa popularité a grimpé en flèche au cours des deux dernières années. Autrefois l'apanage des petites start-ups technologiques, Zoom est désormais utilisé par les entreprises et les étudiants, et est considéré comme la plus fiable et la plus riche en options des visioconférences sur le marché.
Zoom est une plate-forme fiable et intuitive pour la visioconférence qui prend en charge une large gamme d'appareils. Jusqu'à 1 000 utilisateurs peuvent rejoindre une seule réunion si vous choisissez l’offre adaptée, avec la possibilité de participer, que vous ayez ou non un compte. Tous les appels sont cryptés et les réunions peuvent être enregistrées localement ou dans le cloud.
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Zoom propose également une gamme de fonctionnalités de conférence avancées, notamment un tableau blanc que tous les utilisateurs peuvent modifier et la possibilité de mener des sondages. Certaines fonctionnalités (dont jusqu'à 40 minutes d'appels pour 100 personnes) sont disponibles gratuitement, tandis que d'autres sont limitées à trois plans tarifaires. Ils sont facturés par hôte plutôt que par utilisateur, ce qui signifie que vous ne payez que pour la personne qui commence les appels.
Avantages : tarification flexible et abordable, très robuste, riche en fonctionnalités
Inconvénients : l'intégration avec les services Google est moins fluide
Google Hangouts
Google Hangouts est le nom de la suite de conférences de Google, qui comprend Google Hangouts Chat et Google Hangouts Meet. Meet est dédié à la visioconférence, bien que Chat et Meet s'intègrent étroitement et sont souvent utilisés en parallèle pour émuler les fonctionnalités de Slack ou Teams.
Google Hangouts Meet existe depuis plus longtemps que Zoom et offre une expérience utilisateur similaire. Les appels sont fiables et faciles d'accès, avec la possibilité d'inviter des utilisateurs sans compte Google via Google Agenda. Son principal avantage est une intégration rapide avec d'autres services, notamment Google Agenda et Skype Entreprise, vous offrant plus de flexibilité pour les appels B2B.
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Une licence Hangouts vous donne l'intégralité de la "G-Suite", qui fournit des fonctionnalités supplémentaires dans les applications cloud de Google telles que Drive et Docs. Cependant, Hangouts Meet offre moins de fonctionnalités en termes de personnalisation de la présentation vidéo et de ce que vous pouvez faire dans les appels, ainsi que d'autoriser moins d'utilisateurs aux prix les plus élevés que Zoom. Il est également généralement plus cher, avec un coût par utilisateur plutôt que par hôte, ce qui peut être particulièrement prohibitif pour les petites équipes.
Avantages : Facile à utiliser avec les comptes Google existants, bonne intégration logicielle, G-Suite offre un accès à de nombreuses applications d'entreprise
Inconvénients : le prix est moins flexible que Zoom, moins de fonctionnalités dans les appels vidéo
Autres applications
Bien que votre objectif principal pendant le travail à domicile soit de rester en contact, vous avez peut-être déjà constaté que ce n'était pas suffisant. Sans savoir exactement sur quoi tout le monde travaille à un moment donné (et pendant combien de temps) vous pouvez rapidement perdre la trace de vos projets et deadlines et finir par faire trop ou trop peu de travail à un moment où vous ne pouvez pas vous le permettre. Voici quelques applications pour résoudre ce problème.
Toggl (gestion du temps)
Si vos marges se sont un peu resserrées pendant la quarantaine, il est probable que vous chercherez à mieux utiliser votre temps. Avec Toggl, chaque employé suit le temps qu'il passe sur des tâches spécifiques à l'aide d'une minuterie, avec un simple bouton marche / arrêt. Ce temps peut ensuite être vu et analysé dans plusieurs formats, vous aidant à suivre et à comprendre où votre temps est passé.
Toggl est idéal pour créer des rapports et optimiser vos flux de travail, et peut vous aider à comprendre où va votre temps et ce que vous devez réduire (par exemple, les longs appels téléphoniques). Mais c'est aussi un excellent moyen de s'assurer que les gens travaillent assez longtemps sur les tâches demandées ! Bien que vous ne puissiez pas garantir que le temps que quelqu'un a enregistré est légitime, le besoin d'être présent et de signaler votre temps sera suffisant pour forcer les gens à adopter de meilleures habitudes de travail.
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S'il y a un inconvénient à tout cela, c'est simplement la configuration et le temps pour s’y habituer. Vous pouvez avoir un grand nombre de clients, de projets et de tâches qui devront être saisis manuellement dans le système, et chacun devra s'habituer à chronométrer tout ce qu'il fait. Si vous êtes tous dans le même état d’esprit, cela peut être un outil fantastique pour augmenter votre productivité.
Avantages : système de suivi complet, hautement personnalisable, idéal pour mesurer les livrables
Inconvénients : nécessite une certaine habitude, l'interface peut rendre difficile la recherche de données, facile à oublier la minuterie et suivre les choses de manière incorrecte
Teamwork (gestion de projet)
Si vous avez un petit nombre de projets en cours avec beaucoup d'éléments individuels (comme le lancement d'un nouveau site Web), Teamwork peut être pour vous. L'application vous permet de consigner des tâches avec différentes balises, de les affecter à des individus ou à des groupes et de définir des délais pour qu'elles soient terminées. Si quelque chose doit être fait, le travail d'équipe est le moyen de s'assurer qu'il ne passe pas inaperçu.
Teamwork est idéal pour créer des listes détaillées de tâches que tout le monde peut voir et pour tenir les gens au courant de leurs progrès. Vous pouvez choisir d'envoyer des alertes par e-mail aux personnes responsables de certaines tâches lorsque quelque chose change, mais l'application est conçue pour remplacer essentiellement les e-mails, au lieu de rassembler de longues chaînes de messagerie dans une interface partagée et simple.
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Il y a des aspects de Teamwork qui demandent un certain temps pour s'y habituer, avec beaucoup d'options pour fournir des détails pour chaque tâche. Cela ne fonctionne pas non plus si vous l'utilisez de manière ponctuelle et commencez à envoyer des e-mails ou à recevoir des appels qui ne sont pas connectés au logiciel. Encore une fois cependant, si vous vous engagez tous à l'utiliser, c'est un moyen idéal pour organiser un grand nombre d'informations et de tâches en cours en un seul endroit.
Avantages : Facile à organiser et à détailler les tâches, peut affecter des tâches à certaines personnes, envoyer des alertes par e-mail. Garantit que tout le monde reste dans la boucle
Inconvénients : l'interface peut être légèrement lourde d’utilisation, les commentaires peuvent être un peu perdus, obligeant les gens à être attentifs et à tout enregistrer de manière claire sans chevauchement
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