Certaines start-ups passent un temps trop important à choisir un nouveau bâtiment ou espace de travail. Ils veulent que cela représente leur esprit, jusque dans les stylos et les fournitures, mais négligent d'autres aspects importants. D'autres n’y pensent quasiment pas et choisissent tout simplement un endroit peu coûteux et modeste.
En réalité, il existe des décisions plus importantes que celle de choisir un bon endroit pour s’établir. Vous pourrez par exemple avoir besoin d'un espace beaucoup plus grand plus tard, ou au contraire n’avoir besoin que d’une domiciliation. Voici quelques conseils pour trouver l'espace de travail parfait qui aidera votre entreprise à se développer et à s'épanouir.
Pensez à votre bureau comme à votre deuxième maison
Si le fait d’acheter ou de louer un espace de travail pour votre entreprise n'est pas quelque chose de commun et courant, c’est souvent quelque chose d’assez pragmatique. Les principales considérations ont tendance à être «quel est le prix?» et «a-t-on assez de place ?» Mais, comme pour s’acheter un bon lit, il est souvent judicieux de considérer combien de temps vous aller passer sur place et ce que vous allez y faire. Le bureau est comme une deuxième maison lorsque vous passez un tiers de vos journées au travail.
Adoptez la même approche pour connaître les coûts des services et charges ou autres frais cachés. Quel est la vitesse de la connexion internet ? Quid des transports à proximité? Y a-t-il de bons endroits pour la restauration ou l’achat de nourriture ? Y a-t-il un endroit pour s'asseoir et manger? Ce seront des facteurs importants pour vos employés, même s'ils ne le sont pas forcément pour vous.
La comparaison est peut-être un peu simpliste, mais une entreprise est un peu comme une famille. Vous n'achèteriez pas une maison sans consulter (ou au moins considérer) les autres personnes qui y habiteront. Prenez en compte autant de facteurs que vous le pouvez concernant l'espace et son emplacement, et appliquez-les aux employés et à d'autres personnes qui l'utiliseront. Vous ne pouvez pas satisfaire tout le monde, mais vous devez au moins faire l'effort d’essayer.
Donnez-vous de la place de grandir
Votre projet d’entreprise peut inclure une feuille de route pour votre futur succès, mais avez-vous bien considérer l’espace auquel vous êtes lié? Avec des baux de 3, 6 ou 9 ans, il se peut que vous vous soyez très rapidement à l’étroit ; et ce, que ce soit un espace de bureau, des machines ou des équipements dans un atelier ou un espace de stockage dans un entrepôt.
Faire un business plan est une bonne pratique en général, mais il existe quelques approches spécifiques aux problématiques que pose votre espace de travail. Il faut évidemment considérer les domaines dans lesquels vous souhaitez investir et donc acheter un espace qui est plus grand que vos besoins actuels. Cependant, cela implique évidemment de dépenser plus d'argent et cela n'est pas toujours possible ou acceptable pour une petite entreprise.
La deuxième approche consiste à être en mesure de respecter vos obligations contractuelles. Certains propriétaires vous permettront de renoncer à un contrat à long terme avec moins de problèmes ou de sous-louer l'espace à un autre locataire. Alternativement, vous pourriez bénéficier d'une sous-location vous-même. Soyez prudent cependant : vous pouvez finir par louer un espace pour une année seulement et le perdre à la fin de cette période. En d'autres termes, lisez toujours votre contrat de bail ou de sous-location.
Ne sacrifiez pas l’aspect pratique à l’image
Investir dans un bureau hyper design et surdimensionné ne risque pas d'être un problème important pour les petites entreprises. Mais un emplacement moins cher semble être une bonne voir une meilleure option. Si vous êtes dans une ville chère, ce risque d’ailleurs d’être la seule option. Mais il est essentiel de voir comment les gens vont pouvoir s’y rendre.
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Lorsque les clients viennent en rendez-vous, vous voulez que le bâtiment soit sympa mais vous ne voulez pas qu'ils restent coincés dans un taxi pendant 40 minutes. Il en va de même pour vos employés. Existe-t-il de bons moyens de transport pour le personnel et il y a-t-il suffisamment de logements pour ceux qui souhaitent se rapprocher?
De même, pensez deux fois avant de transformer votre environnement de travail « fun » de type start-up. Le débat entre l’open-space et les bureaux fermés est toujours aussi en suspens et la réponse vous appartient. Faîtes un espace de travail agréable pour tout le monde mais ne cherchez pas à aller trop loin.
Avez-vous vraiment besoin d’un bureau physique ?
Certaines entreprises ont besoin d'un bureau physique ou d'un magasin. Certaines startups semblent estimer qu’il leur faut une adresse et donc la location d'un espace de travail. Cela est particulièrement vrai si vous vous installez à l’étranger, où une présence physique est nécessaire pour échanger et valoriser votre projet.
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Dans ces circonstances, il serait plus judicieux d'utiliser un service de domiciliation. Un simple service de domiciliation vous fournira souvent une adresse prestigieuse dans la ville que vous souhaitez et certains services de télécommunications. Vous pouvez aussi utiliser un service de bureau virtuel, qui regroupe souvent des services supplémentaires tels que le renvoi de courrier, un numéro de téléphone personnalisé et l'accès à des installations physiques telles que des salles de réunion et de travail.
Cela ne doit pas non plus mettre un frein à vos projets et à votre développement. Les services de domiciliation peuvent être payés de manière mensuelle, ce qui signifie que vous pouvez changer assez facilement si votre entreprise se développe rapidement. Cette flexibilité contraste avec la rigidité des baux à long terme pour les bureaux, qui pourraient mettre à mal la santé financière de votre entreprise. Commencez petit, mais rêvez grand.
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